maanantai 24. maaliskuuta 2014

Pyritkö täydellisyyteen, jota kukaan ei huomaa?

20 %:n työpanoksella saat aikaan 80 % tuloksista. Tämä Pareton periaate on huojentava ja silti välillä niin vaikea muistaa.

Jos sinulla on kaikki tarvittavat työkalut ja materiaalit jonkin asian suorittamista varten, on tekemisen alku eli ensimmäiset 20 % kaikkein kriittisin vaihe työn loppuun saattamisessa. Usein pelkkä 20 % riittää. Loppu 80 % työstä on viimeistelyä ja hiomista ja toisinaan tarpeen, mutta monesti aivan turhaa.

Ajatellaan vaikkapa sähköpostiviestin kirjoittamista.

Vaihtoehto 1: Kirjoittaa pläjäytät viisi lausetta, joita et mieti liian pitkään ja siksi ne sisältävät tarpeellisen eli ydinasiat. Sinulta kuluu tähän kaksi minuuttia. Lähetät viestin.

Vaihtoehto 2: Kirjoitat viisi lausetta. Luet ne kerran ja parantelet hieman, jotta vastaanottaja ei vain käsittäisi mitään väärin. Kirjoitat toiset viisi lausetta varmistaaksesi, että vastaanottaja varmasti ymmärtää kaiken. Luet kaikki lauseet uudestaan, jotta voit varmistaa kirjoittaneesi kaiken tarpeellisen. Sinulta kuluu tähän kymmenen minuuttia.

Mikä on lopputulos?

Vaihtoehto 1A: Vastaanottaja ymmärtää asian ja tekee viestin vaatimat toimenpiteet tai vastaa sinulle.  Sinulta kului aikaa kaksi minuuttia. Asia tuli hoidetuksi.

Vaihtoehto 1B: Jos vastaanottajalle jostain syystä jäi jotain epäselväksi, hän kysyi sinulta yksityiskohtaisella kysymyksellä lisätietoa tai soitti sinulle minuutin lisätietopuhelun. Sinulta kului aikaa kolme minuuttia. Asia tuli hoidetuksi.

Vaihtoehto 2: Vastaanottaja ymmärtää asian ja tekee viestin vaatimat toimenpiteet tai vastaa sinulle. Sinulta kului aikaa kymmenen minuuttia. Asia tuli hoidetuksi.

Pareton säännön lisäksi toteuttamalla muutamia yksinkertaisia tapoja, voit sähköpostin käytössä säästää päivässä jopa tunteja. Tästä enemmän vieraskynä-kirjoituksessa Leo Straniuksen blogissa.

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti