20 %:n työpanoksella saat aikaan 80 %
tuloksista. Tämä Pareton periaate on huojentava ja silti välillä niin vaikea
muistaa.
Jos sinulla on kaikki tarvittavat työkalut ja materiaalit
jonkin asian suorittamista varten, on tekemisen alku eli ensimmäiset 20 % kaikkein kriittisin vaihe työn loppuun saattamisessa. Usein pelkkä 20 % riittää. Loppu
80 % työstä on viimeistelyä ja hiomista ja toisinaan tarpeen, mutta monesti aivan turhaa.
Ajatellaan vaikkapa sähköpostiviestin kirjoittamista.
Vaihtoehto 1: Kirjoittaa pläjäytät viisi lausetta, joita et mieti liian pitkään ja
siksi ne sisältävät tarpeellisen eli ydinasiat. Sinulta kuluu tähän kaksi minuuttia. Lähetät viestin.
Vaihtoehto 2: Kirjoitat viisi lausetta. Luet ne kerran ja
parantelet hieman, jotta vastaanottaja ei vain käsittäisi mitään väärin. Kirjoitat
toiset viisi lausetta varmistaaksesi, että vastaanottaja varmasti ymmärtää
kaiken. Luet kaikki lauseet uudestaan, jotta voit varmistaa kirjoittaneesi
kaiken tarpeellisen. Sinulta kuluu tähän kymmenen minuuttia.
Mikä on lopputulos?
Vaihtoehto 1A: Vastaanottaja ymmärtää asian ja tekee viestin
vaatimat toimenpiteet tai vastaa sinulle. Sinulta kului aikaa kaksi minuuttia. Asia tuli
hoidetuksi.
Vaihtoehto 1B: Jos vastaanottajalle jostain syystä jäi
jotain epäselväksi, hän kysyi sinulta yksityiskohtaisella kysymyksellä
lisätietoa tai soitti sinulle minuutin lisätietopuhelun. Sinulta kului aikaa kolme
minuuttia. Asia tuli hoidetuksi.
Vaihtoehto 2: Vastaanottaja ymmärtää asian ja tekee viestin
vaatimat toimenpiteet tai vastaa sinulle. Sinulta kului aikaa kymmenen
minuuttia. Asia tuli hoidetuksi.
Pareton säännön lisäksi toteuttamalla muutamia yksinkertaisia tapoja, voit sähköpostin käytössä säästää päivässä jopa tunteja. Tästä enemmän vieraskynä-kirjoituksessa Leo Straniuksen blogissa.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti