tiistai 14. tammikuuta 2014

Tuntuuko tutulta?

On tiistaiaamu. Maanantai kului hoidellessa rästiin jääneitä töitä, kiire tuntui olevan suunnaton. Istuit palavereissa ja etsit sekä availit useita tiedostoja päivän mittaan. Silti työpäivän päätyttyä oli olo, että olisi pitänyt saada aikaan vieläkin enemmän. Ajattelit kenties, että huomenna, huomenna aion tehdä siihen suureen projektiin liittyvän tärkeän työn.


Nyt on se huominen. Olet juuri saapunut työpaikalle. Kello on viisitoista minuuttia yli kahdeksan ja tunnet hetkellistä riemun tunnetta, sillä päivän ensimmäinen palaveri alkaa vasta yhdeksältä. Mieleesi pulpahtaa ajatus, että nytpä olisi oivallinen tilaisuus kirjoittaa loppuun raportti, jonka olet luvannut palauttaa torstaihin mennessä. Istut työpisteesi ääreen ja avaat tietokoneen. Sähköpostiohjelman saapuneet kansio ilmoittaa, että uusia viestejä on yksitoista. Avaat ohjelman ja availet saapuneita viestejä. Jokainen viesti tuo mieleesi jonkin asian, joka pitäisi hoitaa. Vilkaiset myös pikaisesti ystäväsi Facebook-päivityksen. Hauskoja kuvia.

Yhden mainosviestin uskallat poistaa luettuasi siitä ensin muutaman rivin. Avaat viestin, jossa sinulta kysytään kommentteja kollegan esitykseen. Palautat mieliisi esityksen. Kommentitkin olisivat ihan siinä ulottuvillasi, mutta et vastaa viestiin, koska mielessäsi pyörii ajatus raportin kirjoittamisesta loppuun. Kellokin on jo 20 vaille yhdeksän.  Klikkailet viestejä takaisin lukemattomiksi, koska pelkäät, että muutoin unohdat palata niihin myöhemmin. Avaat raportin ja yrität aloittaa kirjoittamisen. Nyt mielessäsi pyörii kollegan esitys, etkä edelleenkään vastaa viestiin, vaikka vastaamiseen olisi mennyt alle kaksi minuuttia.

Katsot kelloa, joka on jo kymmentä vaille ja toteat, että raportin pariin ei enää kannata uppoutua. Selailet kalenteria ja pohdit, mitä kaikkea tänään olisi syytä tehdä. Muistat, että jossain on muistilappu, johon kirjoitit perjantaina tehtäviä, jotka olisi syytä hoitaa tällä viikolla. Etsit pöydällesi kasvaneesta paperipinosta muiden papereiden joukosta tuota muistilappua. Vilkaiset kelloa, se on jo kahta minuuttia vaille yhdeksän. On aika juosta palaveriin. Mitä olikaan agendalla? Mielesi yrittää edelleen kuumeisesti muistella perjantaina kirjoittamasi muistilapun sisältöä, sillä et viiden minuutin etsinnöistä huolimatta sitä löytänyt.

Tuntuiko tarina tutulta? Entä mitä tapahtuikaan seuraavien tuntien aikana? Mikäli kaaos ja kiire ovat päässeet huomaamatta työtovereiksesi ja häiritsevät työntekoasi, kannattaa tehdä jotakin.

Millainen olisi todennäköisesti ollut mukavampi tiistaiaamun ensimmäinen tunti ja vielä ne muutamat seuraavatkin? Tulit työpaikalle, istuit alas ja kirjoitit raportin loppuun. Ehdit lukaista uusimmasta ammattilehdestä tärkeän artikkelin. Menit palaveriin, jonka agendan olit saanut ja lukenut ajoissa. Palaverin jälkeen avasit sähköpostin, koska tiesit, että sinulla on aikaa, energiaa ja halua reagoida viesteihin. Vastasit viiteen viestiin, poistit muutaman ja kirjasit muutaman vaatimat toimenpiteet tehtävälistallesi. Luit perjantaina ylöskirjaamasi tehtävät muistikirjastasi, kalenteristasi tai puhelimesi, jota kannat aina mukanasi. 

Lisää vinkkejä työpäivän sujuttamiseen:

1 kommentti:

  1. Olisinpa saanut tämän kirjan käsiini kun vasta aloittelin työelämää. Käyttöä oli ollut myös silloin, kun etenin urallani ja sain ensimmäisen esimiespestini. Kirjan lukemisessa olen vasta puolivälissä, mutta monta hyödyllistä vinkkiä olen jo saanut vaikka erilaisten muistilistojen tekeminen on ollut minulle arkea jo pitkään.

    VastaaPoista