On tiistaiaamu. Maanantai kului hoidellessa rästiin
jääneitä töitä, kiire tuntui olevan suunnaton. Istuit palavereissa ja etsit
sekä availit useita tiedostoja päivän mittaan. Silti työpäivän päätyttyä oli
olo, että olisi pitänyt saada aikaan vieläkin enemmän. Ajattelit kenties, että
huomenna, huomenna aion tehdä siihen suureen projektiin liittyvän tärkeän työn.
Yhden mainosviestin uskallat poistaa luettuasi
siitä ensin muutaman rivin. Avaat viestin, jossa sinulta kysytään kommentteja
kollegan esitykseen. Palautat mieliisi esityksen. Kommentitkin olisivat ihan
siinä ulottuvillasi, mutta et vastaa viestiin, koska mielessäsi pyörii ajatus
raportin kirjoittamisesta loppuun. Kellokin on jo 20 vaille yhdeksän. Klikkailet viestejä takaisin lukemattomiksi,
koska pelkäät, että muutoin unohdat palata niihin myöhemmin. Avaat raportin ja
yrität aloittaa kirjoittamisen. Nyt mielessäsi pyörii kollegan esitys, etkä
edelleenkään vastaa viestiin, vaikka vastaamiseen olisi mennyt alle kaksi
minuuttia.
Katsot kelloa, joka on jo kymmentä vaille ja
toteat, että raportin pariin ei enää kannata uppoutua. Selailet kalenteria ja
pohdit, mitä kaikkea tänään olisi syytä tehdä. Muistat, että jossain on
muistilappu, johon kirjoitit perjantaina tehtäviä, jotka olisi syytä hoitaa
tällä viikolla. Etsit pöydällesi kasvaneesta paperipinosta muiden papereiden
joukosta tuota muistilappua. Vilkaiset kelloa, se on jo kahta minuuttia vaille
yhdeksän. On aika juosta palaveriin. Mitä olikaan agendalla? Mielesi yrittää
edelleen kuumeisesti muistella perjantaina kirjoittamasi muistilapun sisältöä,
sillä et viiden minuutin etsinnöistä huolimatta sitä löytänyt.
Tuntuiko tarina tutulta? Entä mitä tapahtuikaan
seuraavien tuntien aikana? Mikäli kaaos ja kiire ovat päässeet
huomaamatta työtovereiksesi ja häiritsevät työntekoasi, kannattaa tehdä jotakin.
Millainen olisi todennäköisesti ollut mukavampi
tiistaiaamun ensimmäinen tunti ja vielä ne muutamat seuraavatkin? Tulit
työpaikalle, istuit alas ja kirjoitit raportin loppuun. Ehdit lukaista
uusimmasta ammattilehdestä tärkeän artikkelin. Menit palaveriin, jonka agendan
olit saanut ja lukenut ajoissa. Palaverin jälkeen avasit sähköpostin, koska
tiesit, että sinulla on aikaa, energiaa ja halua reagoida viesteihin. Vastasit
viiteen viestiin, poistit muutaman ja kirjasit muutaman vaatimat toimenpiteet
tehtävälistallesi. Luit perjantaina ylöskirjaamasi tehtävät muistikirjastasi,
kalenteristasi tai puhelimesi, jota kannat aina mukanasi.
Lisää vinkkejä työpäivän sujuttamiseen:
Olisinpa saanut tämän kirjan käsiini kun vasta aloittelin työelämää. Käyttöä oli ollut myös silloin, kun etenin urallani ja sain ensimmäisen esimiespestini. Kirjan lukemisessa olen vasta puolivälissä, mutta monta hyödyllistä vinkkiä olen jo saanut vaikka erilaisten muistilistojen tekeminen on ollut minulle arkea jo pitkään.
VastaaPoista